Secretaris COC Zwolle

Omschrijving
COC Zwolle zet zich als vereniging in voor gelijke rechten, emancipatie en sociale
acceptatie van LHBTI+ in 23 gemeenten rondom Zwolle. Dit maakt ons ook de grootste
COC afdeling in Nederland! Door de inzet van verschillende werkgroepen en vrijwilligers
worden er uiteenlopende activiteiten georganiseerd zoals ontmoetingsmomenten en
voorlichtingen. De vereniging bestaat uit een bestuur en zo'n 60 vrijwilligers.
Eén van de taken van het bestuur is het aansturen en ondersteunen van de organisatie en
het omzetten van besluiten in acties, daarbij geholpen door een grote groep vrijwilligers.
Binnen ons bestuur zijn wij op zoek naar een enthousiaste secretaris, die over de
verslaglegging en lopende zaken waakt.

Taken
● Notuleren van de bestuurs-, werkgroep- en ledenvergaderingen;
● Opstellen van de agenda van deze vergaderingen in overleg met de overige bestuursleden;
● Bewaking van de uitvoering van de actiepunten;
● Behandeling van ingekomen post en e-mail in overleg met de overige bestuursleden;
● Bewaakt het proces van het opstellen van het jaarplan, jaarverslag en de algemene verslaglegging in samenwerking met de overige bestuursleden;
● Communicatie met COC Nederland aangaande verenigings- en federatiezaken;
● Relatiebeheer, waaronder de ledenadministratie;
● Houdt er toezicht op dat besluiten van het bestuur en de door de vereniging ondernomen activiteiten niet in strijd zijn met de statuten en het huishoudelijk reglement van de vereniging en van COC Nederland;
● Bijhouden van administratieve werkzaamheden zoals jaarverslagen ten behoeve van het archief;
● Deelname aan federatie overleggen van COC Nederland over bovenstaande activiteiten;

Jouw positie in de organisatie
De secretaris vormt samen met de voorzitter en penningmeester het dagelijks bestuur van
de vereniging. Bepaalde taken kunnen gedelegeerd worden aan andere functionarissen
binnen de vereniging, bijvoorbeeld verslaglegging of archiefbeheer. De secretaris blijft wel
zelf verantwoordelijk.

Vanuit deze functie onderhoudt de secretaris contacten met alle takken binnen de
vereniging, COC Nederland, collega COC lidverenigingen en andere maatschappelijke
organisaties. Het is dan ook van belang, dat de secretaris in staat is om op verschillende
niveaus soepel en effectief te communiceren.